Come scegliere il software gestionale più adatto alla tua azienda

La scelta di un nuovo software gestionale per la tua azienda può rivelarsi un’operazione molto complessa. La quantità di soluzioni disponibili sul mercato e l’ampia gamma di funzionalità può confondere facilmente le idee, soprattutto se in azienda non vi sono figure esperte di informatica. Ecco perché abbiamo pensato di stilare una breve guida per aiutarti a valutare il programma di gestione più adatto alla struttura e alle esigenze della tua organizzazione.

Ecco i principali indicatori da prendere in considerazione nella scelta di un nuovo ERP:

1. Completezza
2. Flessibilità
3. Integrabilità
4. Scalabilità
5. Formazione
6. Assistenza tecnica
7. Aggiornamenti
8. Verticalità
9. Sicurezza e compliance
10. Modalità di implementazione
11. Costi

Vediamoli nel dettaglio.

Completezza

Un software gestionale deve saper garantire una connessione fra le diverse attività aziendali, al fine di snellire e automatizzare i vari processi e migliorare l’organizzazione interna. Per questo deve coprire più aree di business possibile: CRM, vendite, produzione, controllo qualità, magazzino, servizi post-vendita, contabilità e controllo di gestione. Verifica quindi che il programma supporti le funzionalità indispensabili per la tua impresa.

La principale differenza tra i gestionali di vecchia generazione e i moderni sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) consiste proprio nella capacità di questi ultimi di integrare tutti i processi aziendali, facilitando la comunicazione tra i dipartimenti aziendali ed evitando la duplicazione dei dati.

Flessibilità

Un buon ERP ha una struttura organizzata in moduli, ciascuno dedicato a una funzione specifica e implementabile insieme o indipendentemente dagli altri, a seconda delle esigenze specifiche dell’organizzazione. È importante anche che i singoli applicativi siano configurabili, ovvero personalizzabili in base alle richieste del cliente.

Integrabilità

L’integrabilità con altri software è un altro aspetto fondamentale da considerare nella scelta di un gestionale. Essa permette di collegare le diverse funzioni aziendali, abbattendo i silos di dati e semplificando la gestione d’impresa. A seconda del settore e del tipo di impresa, l’ERP può essere integrato con software CAD/CAM, CRM, piattaforme e-commerce, sistemi PLC (Programmable Logic Controller), sistemi di automazione industriale (Smart Manufacturing), WMS (Warehouse Management System) e SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition). La connessione tra i diversi programmi in uso fa sì che questi ultimi si “parlino” in modo efficace, aumentando le potenzialità dei singoli applicativi e facilitando lo scambio di dati tra le varie divisioni aziendali.

Scalabilità

 Un buon ERP deve sapersi adattare alla crescita e ai cambiamenti organizzativi di un’azienda: per questo deve riuscire a gestire un aumento nel volume di dati o utenti, mantenendo una perfetta efficienza operativa. In questo modo si evitano i costi aggiuntivi legati all’aggiornamento o alla sostituzione del programma.

Formazione

Nel passaggio a un nuovo ERP, il Direttore di progetto ha il compito non solo di coordinare e monitorare tutte le attività inerenti all’implementazione del software, ma anche di analizzare i flussi aziendali allo scopo di formare correttamente gli utilizzatori del programma. L’assenza di un’adeguata formazione di dipendenti e collaboratori potrebbe infatti ostacolare e rallentare la transizione al nuovo gestionale, generando ritardi nelle consegne e perdite di fatturato consistenti.

-> Non hai chiaro cos’è un ERP e quali benefici può apportare? Leggi l’articolo “ERP: cos’è, a cosa serve e quali vantaggi porta alle aziende”

Assistenza tecnica

L’assistenza tecnica è un altro fattore molto importante da considerare prima di acquistare o noleggiare un software gestionale. Potersi rivolgere a un servizio post-vendita rapido ed efficiente, svolto da tecnici “in carne ed ossa” e non da chatbot basati sull’intelligenza artificiale, permette di risolvere tempestivamente bug o altre problematiche legate all’impiego del programma.

Aggiornamenti

L’aggiornamento del software gestionale è incluso nel contratto di manutenzione e consente di introdurre nuove funzionalità, risolvere i bug e aumentare il livello di sicurezza. Inoltre, permette di adeguare il programma a eventuali cambiamenti legislativi, garantendo quindi la piena compliance alle normative in vigore.

Verticalità

I programmi gestionali verticali sono studiati per rispondere alle esigenze specifiche di determinati settori di business. Ad esempio, Winservice implementa software per pelletterie e calzaturifici progettati da professionisti che collaborano da più di 30 anni con importanti aziende dell’industria della moda. Senza dubbio, il fatto che un gestionale sia stato implementato in base alle peculiarità di un settore rappresenta un requisito preferenziale da tenere in considerazione.

Sicurezza e compliance

Il software deve garantire elevati standard di cyber security e al contempo tutelare la privacy degli utenti, in conformità alle norme in materia di tutela e trattamento dei dati personali (GDPR, AI Act, ecc.). Definendo ruoli e permessi di accesso personalizzati per gli utenti, l’ERP riduce il rischio di accessi non autorizzati ai dati personali ed evita l’utilizzo improprio dei dati. Inoltre, molti software consentono di tracciare i consensi al trattamento dei dati personali degli utenti e registrare le finalità per cui il consenso è stato concesso, in accordo con il GDPR.

Modalità d’implementazione

L’installazione di un software gestionale può essere eseguita in vari modi:

1. Modalità on-premise – L’ERP viene installato nell’hardware dell’azienda cliente, che si fa quindi carico di tutte le operazioni: installazione, manutenzione, misure di sicurezza informatica e acquisto degli aggiornamenti del software.
2. Modalità cloud – Il cliente accede al programma gestionale già installato all’interno di uno spazio cloud, previo pagamento di un abbonamento. Inoltre, sostiene dei costi extra per il supporto tecnico, la formazione e l’installazione di aggiornamenti da parte della software house.
3. ERP ibrido – Questo sistema “misto” prevede di spostare alcune funzioni nel cloud, conservando i dati proprietari nel server locale, o viceversa di archiviare i dati sensibili in un ambiente cloud, mantenendo alcuni processi all’interno del sistema IT aziendale.

I nostri software gestionali aziendali sono disponibili sia in modalità on-premise che cloud. La scelta della soluzione dipenderà dalle specifiche esigenze e risorse dell’azienda. L’ERP on-premise è più adatto ad aziende di medie-grandi dimensioni che hanno la possibilità di gestire in autonomia l’installazione, la manutenzione dei sistemi hardware e software e la sicurezza dei dati. Tuttavia, richiede un investimento iniziale maggiore. L’ERP cloud, invece, può essere una soluzione più conveniente per le PMI che non hanno le risorse o il personale necessario a gestire l’infrastruttura IT.

-> Hai una PMI e vorresti migliorare l’efficienza e l’organizzazione interna? L’articolo “I 7 vantaggi di un software ERP per le PMI” ti spiega perché dovresti implementare un sistema gestionale.

Costi

 Come accennato, i costi da sostenere dipenderanno innanzitutto dal tipo di installazione scelta (cloud, locale o ibrida). Anche le funzionalità incluse nel gestionale e l’eventuale integrazione con i sistemi già in uso influiranno sulla spesa complessiva, così come i costi per l’aggiornamento periodico del software e l’assistenza post-vendita.

Riassumendo, nel caso dei gestionali in cloud sarà necessario pagare un canone mensile che comprende l’assistenza e l’aggiornamento periodico del programma. Nel caso invece di ERP on premise, andrà acquistata una licenza e pagato un canone mensile o annuale per il supporto tecnico.

Abbiamo illustrato i principali criteri che possono aiutarti a scegliere il software gestionale più adatto alle esigenze e al budget dell’azienda. La nostra guida termina qui, ma se hai ancora dubbi sulla scelta del programma gestionale migliore per la tua organizzazione, non esitare a contattarci.