ERP: cos’è, a cosa serve e quali vantaggi porta alle aziende

Cos’è un ERP e perchè è utile alle aziende? In questo articolo vedremo in cosa consiste un ERP, un sistema di gestione che permette di automatizzare e gestire molti processi aziendali da un sistema informatico integrato. In questo articolo vedremo le funzionalità degli ERP più comuni, le differenze tra ERP in cloud e ERP on-premise e quali segnali indicano che è necessario sostituire il gestionale in uso con un nuovo sistema ERP.

Cosa significa ERP

L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning (tradotto in italiano, “pianificazione delle risorse d’impresa”) e indica un software progettato per la gestione integrata di tutti i processi aziendali più importanti.

Un sistema ERP è un software progettato per coordinare tutte le attività di un’azienda: produzione, magazzino, acquisti, vendite, spedizioni, contabilità, customer service, controllo di gestione e molto altro. Tutti questi processi possono essere gestiti e monitorati attraverso l’ERP, allo scopo di aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare i processi decisionali.

Dalla nascita dei primi software dipartimentali dedicati alla pianificazione delle risorse di produzione (MRP) negli anni ’70, oggi gli ERP sono diventati dei veri e propri sistemi integrati in grado di coordinare tutte le attività di un’impresa.

Grazie alla creazione di un database completo e centralizzato che include le informazioni provenienti da tutte le aree aziendali, è possibile eliminare errori, ritardi e inefficienze dovuti al disallineamento dei dati salvati su diverse piattaforme.

Spesso i programmi ERP sono destinati a uno specifico settore industriale, come nel caso del nostro software per pelletterie e calzaturifici, progettato specificamente per l’industria calzaturiera e della moda.

I migliori software sono flessibili e scalabili, ovvero hanno funzionalità personalizzabili e implementabili in qualunque momento secondo le richieste specifiche del cliente, senza dover apportare costose modifiche alla struttura dell’ERP.

I moduli di un ERP

Gli ERP aziendali sono applicativi composti da diversi moduli, che possono essere acquistati singolarmente in base alle necessità. Ecco i più comuni:

1. Software fatturazione elettronica: permette di gestire l’invio, il controllo e l’archiviazione delle fatture.
2. Software gestione preventivi e software gestione vendite: per la creazione di offerte, ordini, DDT e fatture.
3. Software CRM: per la gestione delle relazioni con clienti e prospect, la registrazione di opportunità commerciali e offerte.
4. Software gestione produzione, per la pianificazione e il monitoraggio del ciclo produttivo.
5. Software gestione magazzino: consente di coordinare tutte le operazioni legate alla movimentazione delle merci e alla logistica.
6. Software controllo di gestione, per la contabilità analitica delle diverse aree aziendali e la definizione di costi e ricavi.
    

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A cosa serve l’ERP?

L’ERP è uno strumento essenziale per la gestione delle aziende di qualsiasi dimensione e settore, in quanto supporta il coordinamento di tutte le attività di business quotidiane. Dal controllo della supply chain e della produzione alla raccolta degli ordini online e la logistica, queste piattaforme integrate permettono di avere una visione sempre completa e aggiornata di tutti i processi.

Grazie alla raccolta centralizzata dei dati, il software aiuta ad eliminare gli errori e le inefficienze dovuti alla mancata condivisione o aggiornamento delle informazioni. Vediamo allora quali sono i principali vantaggi di un ERP aziendale:

1. Risparmio economico e riduzione degli sprechi: la semplificazione dei processi e l’automatizzazione di attività ripetitive riducono i costi operativi e aumentano l’efficienza.
2. Clientela fidelizzata: il miglioramento del servizio aumenta la customer retention e rafforza l’immagine e la reputazione dell’impresa.
3. Processi decisionali più semplici: grazie alla condivisione in tempo reale delle informazioni e alle funzioni di reportistica avanzata, è possibile prendere decisioni basate su dati più accurati.
4. Sicurezza: Una gestione più ordinata dei dati e l’impiego di soluzioni di backup aziendale proteggono l’organizzazione da possibili attacchi informatici, errori umani e guasti ai sistemi hardware.

Le differenze tra ERP on-premise e ERP SaaS

Anche se molte aziende hanno ormai implementato soluzioni Saas, sul mercato esistono ancora alcuni ERP on-premise installati direttamente sul server aziendale. Vediamo le principali differenze tra le due soluzioni.

Tempi di attivazione

Gli ERP on-premise richiedono la configurazione di un server aziendale, quindi hanno dei tempi di attivazione piuttosto lunghi che variano a seconda della tipologia di applicativo, delle funzionalità implementate e della distribuzione geografica dell’organizzazione.

Al contrario, l’ERP in cloud è una soluzione Software as a Service (SaaS) che non necessita dell’installazione di un server o di altri interventi sull’infrastruttura IT e ha quindi delle tempistiche di implementazione più rapide.

Costi di attivazione e gestione

L’ERP on-site richiede un investimento iniziale piuttosto alto per l’acquisto e la configurazione del software. Inoltre, l’azienda dovrà prevedere dei costi per l’aggiornamento periodico del software e l’acquisto di eventuale hardware, oltre che l’impiego di risorse del team IT dedicate alla gestione e manutenzione dei sistemi informatici.

Al contrario, i sistemi in cloud permettono di avere un datacenter ad alte prestazioni gestito da un fornitore esterno, risparmiando sui costi relativi all’implementazione e all’aggiornamento del software e all’acquisizione degli strumenti hardware necessari.

Flessibilità e scalabilità

Le soluzioni in cloud sono flessibili e scalabili in base alle reali esigenze dell’azienda e alla sua crescita nel tempo, senza limiti di espandibilità e potenza. Inoltre, mentre negli ERP on-site gli aggiornamenti del software richiedono spesso l’implementazione da zero delle personalizzazioni preesistenti da parte del team IT interno, nel caso degli ERP in cloud le configurazioni e le integrazioni già implementate vengono mantenute automaticamente a ogni aggiornamento del programma, senza ulteriori investimenti.

Sicurezza

 Grazie a rigorose procedure di sicurezza, disaster recovery e backup, gli ERP-as-a-Service proteggono i dati da attacchi esterni, incidenti o guasti informatici. Nel caso delle soluzioni on-premise, il dipartimento IT aziendale dovrà occuparsi di approntare i piani di prevenzione e difesa dalle minacce interne ed esterne.

 Accessibilità

Il sistema cloud-based si integra con gli altri applicativi in uso ed è accessibile da qualsiasi dispositivo (PC, tablet, smartphone) e in qualunque momento anche da remoto, attraverso una semplice connessione Internet. Molti ERP on-site, soprattutto quelli meno aggiornati, non possono essere utilizzati da utenti esterni all’azienda e ostacolano quindi i collaboratori che lavorano da casa o altre sedi.

In generale, con le soluzioni on-premise il cliente è responsabile della manutenzione, degli aggiornamenti del software e della protezione dei dati salvati al suo interno. Con gli ERP SaaS tale onere è invece in capo al fornitore che, a fronte del pagamento di un canone mensile fisso, mantiene tutta l’infrastruttura IT e garantisce che il software sia sempre funzionante, aggiornato e sicuro.

Quando è necessario cambiare L’ERP aziendale?

Quali segnali indicano che è arrivato il momento di cambiare ERP perché il sistema gestionale in uso è ormai obsoleto e non è più in grado di soddisfare le esigenze della tua azienda?

Vediamo i principali:

1. Le lacune del software costringono i dipendenti a svolgere manualmente alcune attività. Ad esempio, è necessario ricorrere ai file Excel per creare i report relativi ai diversi processi.
2. Il partner informatico non offre un servizio di assistenza adeguato in caso di difficoltà o problemi tecnici.
3. Il programma non si integra con gli altri software in uso, impedendo una gestione centralizzata e un monitoraggio completo di tutte le attività.
4. La piattaforma non è flessibile né scalabile: le funzionalità non sono personalizzabili in base alle specifiche esigenze dell’impresa e/o non possono essere aggiunti altri moduli per venire incontro ai cambiamenti e alla crescita del business.

Se la tua azienda si trova in una o più di queste situazioni, allora è il momento di valutare un nuovo sistema gestionale in grado di supportare il suo sviluppo e di migliorare l’efficienza di tutti i processi operativi.

Hai una piccola o media impresa e vorresti capire se un sistema ERP può essere adatto anche alla tua azienda? Leggi l’articolo “I vantaggi di un software ERP per le PMI” per scoprire come questi sistemi offrano dei benefici tangibili anche alle PMI.

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